Deja de retipear facturas, contratos y PDFs
Las facturas, contratos, formularios y PDFs que llegan a tu correo se leen por ti, y la información pasa al sistema que la necesita. Los datos se sacan, se revisan y se guardan donde corresponde. Lo que la lectura no tiene claro va a una persona para una revisión de dos segundos, en vez de adivinarse.
Qué problema resuelve
«Alguien del equipo se pasa quince horas a la semana tecleando números sacados de PDFs, y aun así se equivoca.»
Alguien del equipo reteclea números sacados de PDFs. Suele ser una sola persona, suele ser casi un día a la semana, y aun así se equivoca. No es descuido: escribir a mano siempre tiene un margen de error, por cuidadosa que sea la persona.
La cuenta es sencilla y la puedes hacer tú: toma las horas semanales que se van en teclear documentos y multiplícalas por lo que te cuesta esa hora. Quince horas semanales de trabajo de oficina son unos veinticinco mil dólares al año, y los errores van aparte.
Los negocios de esta área se fijan menos en el precio que en el tiempo ahorrado, y con razón. Es trabajo de oficina de toda la vida, no depende de ninguna moda del marketing, y el costo que quita es una línea de sueldo, no una esperanza que nadie puede demostrar.
Normalmente entre el 80% y el 90% de tus documentos se procesan sin que nadie los toque. El resto espera una revisión de dos segundos por parte de una persona.
Contexto de mercadoAquí los negocios se fijan menos en el precio que en el tiempo ahorrado, y la cuenta es sencilla: 15 horas semanales de trabajo de oficina son unos 25.000 dólares al año. Además es trabajo de oficina de toda la vida, que no depende de ninguna moda del marketing.
Qué pasa, paso a paso
- 01Llega el documento
- 02Leer los datos clave
- 03Revisar que no haya errores
- 04Una persona revisa si hay duda
- 05Enviado a tu sistema
Para quién es
Legal, contabilidad, logística y seguros: los sectores donde los documentos son el trabajo mismo, y donde el volumen es tan constante que teclearlos lleva años siendo el puesto de alguien.
Sirve para cualquier empresa que maneje más de unas decenas de documentos a la semana con un formato que se repite. Por debajo, revisar cuesta más atención de la que ahorra el tecleo. Por encima, el caso se demuestra solo.
No es lo ideal para documentos únicos donde cada uno es distinto. El valor viene de que llegue una y otra vez el mismo tipo de documento, no de que la lectura sea ingeniosa.
- Sectores
- Legal · Contabilidad · Logística · Seguros
- Dónde encaja mejor
- Estados UnidosEuropa
Cuánto cuesta
| Tamaño | Construcción | Mensual |
|---|---|---|
| Micro | Construcción$800–$1,600 | Mensual$200–$400/mes |
| Pyme | Construcción$2,000–$4,000 | Mensual$500–$1,000/mes |
| Mediana | Construcción$5,000–$9,000 | Mensual$1,200–$2,500/mes |
Todos los precios están en dólares estadounidenses. El trabajo fuera del alcance acordado es de $35–$60/hora. El costo de los servicios de IA se traslada a costo más 20%, o puedes usar tu propia cuenta con el proveedor de IA.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué precisión deberíamos esperar?
- Normalmente entre el ochenta y el noventa por ciento de tus documentos se procesan sin que nadie los toque, y el resto espera una revisión. Preferimos decirlo con honestidad que prometer un cien. La instalación parte de que algunos documentos no se van a entender bien, y por eso la revisión de seguridad y el paso humano son tan importantes.
- ¿Qué pasa con los que no tiene claros?
- Van a una lista de revisión con los datos ya rellenados y el documento original al lado, de modo que la persona confirma en vez de teclear. Esa es la diferencia entre una revisión de dos segundos y volver a hacer todo el trabajo.
- ¿Puede con documentos escaneados y fotos?
- Sí, con una salvedad: la calidad pone el límite. Un PDF limpio se lee mejor que la foto de una factura arrugada tomada dentro de una camioneta. Lo probamos con tus documentos reales mientras definimos el alcance, no con ejemplos.
- ¿A dónde van a parar los datos?
- A donde necesiten estar: QuickBooks, Xero, tu programa de contabilidad, una base de datos o una hoja de cálculo. Leer y guardar son pasos separados a propósito, así que cambiar más adelante a dónde llegan no significa rehacer cómo se leen.
- ¿Se usan nuestros documentos para entrenar algo?
- No. Trabajamos con el mínimo acceso necesario y lo dejamos por escrito en la propuesta. Además, dejamos fuera del primer proyecto, a propósito, los registros médicos y financieros regulados. Si es tu caso, cuéntanoslo en la primera llamada para planificarlo bien.
Hagamos la cuenta juntos: ¿cuántas horas a la semana se van en pasar documentos a mano, y cuánto cuesta esa hora?
Los números de esta página salen de estudios públicos del sector. No son resultados de clientes de Amagenon. En la llamada de auditoría los comparamos con tus propios números.
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